見積書・納品書・請求書・領収書 — ひとりで仕事をするとき、どれをいつ出すか

4つの書類、それぞれの役割

• 見積書 — 仕事を受ける前に、金額と内容を発注側と合意するための書類。「言った・言わない」を防ぎます。
• 納品書 — 何を、いつ渡したかを示す書類。請求とは別の目的で存在し、納品と請求のタイミングがずれる仕事（月末締めなど）では請求書とは別に求められることがあります。
• 請求書 — 代金を求める書類。取引先がインボイス（適格請求書）を必要としている場合は、登録番号や税率ごとの区分など決まった記載事項を満たす必要があります。
• 領収書 — 代金を受け取ったことを示す書類。銀行振込のみの取引では明示的に求められないことも多いですが、経費として計上する取引先から請求されることがあります。

一人で仕事をしていると、見積書と請求書だけで済ませて納品書と領収書を省略しがちです。違法というわけではありませんが、それぞれ別の目的の書類だと知っておくと、取引先から「納品書をください」「領収書をください」と言われたときに慌てずに済みます。

同じ明細のまま、1タップで作り直す

ひとり請求書は、見積書 → 請求書 → 領収書の順に、同じ明細のまま1タップで種別変換できます。金額や品目を打ち直す手間がないだけでなく、見積もった内容と請求内容が途中でずれる心配もありません。領収書には但し書きを入れられるので、「◯◯代として」のような一文を毎回考える必要もありません。

納品書は別扱い — 請求と納品のタイミングがずれる仕事で

納品書も同じ明細から作れます。制作物の納品と月末締めの請求が別日になる仕事では、納品したタイミングで納品書だけ先に渡しておくと、請求書を送るまでの間の記録として役立ちます。逆に納品と同時に請求するような仕事では、納品書を省略してもやり取りに支障が出ることは多くありません。

領収書は求められたら出す

銀行振込で代金を受け取った場合、通帳やアプリの入出金記録がそのまま受け取りの証拠になるため、領収書の発行を明示的に求められないことも少なくありません。ただし取引先の経理処理の都合で請求されることがあり、その場合は宛名を正式名称で、但し書きに用途（「◯◯制作代として」など）を入れて発行します。

インボイス対応の請求書を出す場合

適格請求書発行事業者として登録している場合、取引先から求められた請求書には登録番号・税率ごとの区分・税率ごとの消費税額などの記載事項を満たす必要があります。ひとり請求書はこれらを設定に沿って自動で記載しますが、どの書類をどの取引先にいつ交付する義務があるかは、取引の内容によって変わります。迷ったときは国税庁の公表資料や税理士に確認してください。インボイスの記載事項全体についてはインボイス制度で、請求書に必要な記載事項で説明しています。