是正報告書に何を書くか

「指摘」と「是正」を混ぜて書かない

是正報告書でよくある書き方は、「配管の固定金具が緩んでいたため増し締めしました」のように、指摘と対応を1文にまとめてしまうものです。この書き方自体が間違いというわけではありませんが、指摘件数が多い現場では、どの指摘が「何を直したか」の記録なのか、それとも「これから直す予定」なのかが文中に埋もれて分かりにくくなります。指摘内容の欄と是正内容の欄を分けておくと、あとから一覧で確認するときに、対応済みかどうかを1行ずつ機械的に追えます。

是正前・是正後の写真は、同じ条件で撮る

直ったことを示す一番強い証拠は、文章より写真です。ただし撮り方が揃っていないと、比較として成立しません。

• 同じ角度・同じ距離から撮る。是正前と構図が違うと、見る側は「本当に同じ箇所か」を疑います。
• スケールや目印を入れる。寸法が問題だった指摘では、定規やメジャーを一緒に写すと、数値の変化が写真だけで伝わります。
• 是正前の写真の隣に、是正後を並べる。別々のページやファイルに分かれていると、読む側が自分でページをめくって突き合わせる手間が発生します。

確認日を入れる理由

是正報告書は「いつ直したか」も情報のひとつです。指摘を受けてから是正までにかかった日数は、次回以降の対応の速さを判断する材料になります。写真のExif情報に撮影日時が残っていても、報告書の本文や写真のキャプションに日付を明記しておかないと、あとで一覧性のある形で振り返れません。

是正報告書と点検報告書は目的が違う

点検報告書が「現状がどうなっているか」を記録するのに対し、是正報告書は「指摘に対してどう対応したか」を記録するものです。同じ現場の書類でも役割が違うため、点検で見つかった指摘をそのまま是正報告書に転記するのではなく、指摘ごとに「対応した」「対応中」「保留」のどれかを明記すると、受け取る側が全体の進捗を把握しやすくなります。