報告書のレイアウトは3種類 — 1件1ページ・2件1ページ・写真なし一覧表の使い分け

1件1ページ — 写真が多い指摘を、そのまま並べる

1ページに最大4枚まで写真が入り、足りなければ自動で次のページへ続きます。全景・近接・スケール当て・是正後を まとめて残したい指摘や、対外的に提出する正式な報告書ではこのレイアウトが基本になります。1件ごとにページが独立しているため、 あとから該当箇所だけを抜き出して渡すときも探しやすくなります。

2件1ページ — 写真が少ない指摘を、まとめて見せる

1枚か2枚の写真で説明が済む指摘が多い現場では、1件1ページだと余白が目立ち、ページ数だけが増えます。 2件1ページにすると同じ内容を半分のページ数で渡せます。指摘の件数が多く、1件あたりの写真は少ない現場チェックのような 場面に向いています。

写真なし一覧表 — 件数と対応状況だけを、先に渡す

写真そのものより「何件あって、どこまで直っているか」を先に把握したい相手には、写真なしの一覧表が向きます。 指摘文と是正前・是正後の状態だけが並ぶため、ページ数が少なく、目を通す時間も短く済みます。詳しい写真は 別途1件1ページ版で渡す、という組み合わせ方もできます。

途中でレイアウトを変えても、入力し直しにはならない

レイアウトは「報告書を出す」を押したときに選ぶだけで、現場に登録した指摘の内容そのものには影響しません。 同じ現場から、相手や場面に合わせて別のレイアウトで出し直すこともできます。

まとめ

レイアウトは写真の枚数と、相手が最初に知りたいことの粒度で選びます。迷ったら、詳しい記録用に1件1ページ、 共有用に写真なし一覧表の2種類を出しておくと、渡す相手によって使い分けられます。 現場ごとの報告書づくりを毎回イチからやらない方法は現場ごとに報告書を一から作り直さないも参考にしてください。