会議の録音を文字起こしするときに気をつけること

録音の許可を先に取る

会議を録音する前に、参加者に録音することを伝えておくのが基本です。社内会議であれば議事録作成のためと一言添えれば済むことがほとんどですが、社外の相手が同席する場合は、録音してよいかを事前に確認したほうがトラブルを避けられます。判断に迷う場合は、自社の規程や法務の担当に確認してください。

音声データをどこに置くか

会議の内容には、社外秘の情報や個人の発言がそのまま含まれます。クラウド型の文字起こしサービスを使う場合、音声データが社外のサーバーに送信される仕組みになっていないかを確認してください。端末の中だけで処理が完結するか、クラウドに送るかで情報の扱いは大きく変わります。

文字起こしの精度をどう扱うか

音声認識は完璧ではありません。特に会議では次のような場面で誤変換が増えます。

• 複数人が同時に話す。発言が重なると、どちらの声も正しく拾えないことがあります
• 専門用語や固有名詞。社名・製品名・人名は特に間違いやすい部分です
• マイクから離れた発言。会議室の奥や、画面を見ながら小さな声で話した部分は精度が落ちます

文字起こしをそのまま議事録として配布するのではなく、聞き直しの手がかりとして使い、誤りがある部分は音声を確認してから直すという前提で扱うと、精度の限界に振り回されません。

あとから探せる形にしておく

議事録で本当に困るのは、書いたはずのことが「どこで誰が言ったか」あとから分からなくなることです。文字起こしを検索できる状態にしておき、該当する発言箇所からすぐに音声を聴き直せるようにしておくと、議事録の作成そのものより、あとで見返すときに効きます。

まとめ

会議の録音・文字起こしは精度の話になりがちですが、まず確認すべきは録音の許可と音声データの扱いです。そのうえで文字起こしは完成品ではなく手がかりとして使う、という前提を持っておくと運用がぶれません。