現場の指摘コメント、毎回同じ文言を打ち直していませんか

同じ文言を、何件も打ち直していないか

指摘の中身は現場ごとに違っても、言い回しはかなりの割合で重なります。「養生が不足しています。追加で養生してください」「清掃が不十分です。是正後に再度ご確認ください」といった定番の文は、1日の巡回で何度も同じ内容を打つことになりがちです。手で毎回打ち直すと、時間がかかるだけでなく、人によって「してください」「お願いします」のような語尾がぶれ、報告書全体の表記が揃わなくなります。

定型文に登録しておく

レポダスにはよく書く指摘文を登録しておける定型文があります。入力画面から1タップで差し込めるので、定番の言い回しはここに任せ、現場でしか分からない固有の情報（場所・数量・期限など）だけをその場で書き足す形にできます。登録した定型文は複数の現場をまたいで使えるため、一度整えれば以降はずっと使い回せます。

どう分けて登録しておくと使いやすいか

思いつくままに登録すると、あとで選ぶときにどれがどれか分からなくなります。あらかじめ自分の業務でよく出るカテゴリーを決めて、その単位で登録しておくと選びやすくなります。

• 養生・保護「養生が不足しています。追加で養生し、再度ご確認ください」
• 清掃・片付け「清掃が不十分です。是正後に再度ご確認ください」
• 安全・仮設「安全対策が未実施です。速やかに設置してください」
• 仕上がり・寸法「仕上がりに不陸が見られます。是正のうえ再度ご確認ください」

いずれも語尾までそろえて登録しておけば、差し込んだあとに直すのは固有名詞や数量だけで済みます。逆に、毎回書き方が変わる部分まで定型文に含めてしまうと、結局その場で全部書き直すことになり、登録した意味が薄れます。

呼び方を変えたときは、定型文も見直す

レポダスは「指摘」という呼び方を「不具合」「是正事項」などに置き換えられ、アプリの画面と報告書の両方の表示が変わります。呼び方を変えた場合、先に登録した定型文の文中に「指摘」という言葉をそのまま書いていると、そこだけ表示上の呼び方と食い違います。呼び方を変更したタイミングで、登録済みの定型文の文言も合わせて見直しておくと、報告書全体で表記が揃います。

ひな形の複製と組み合わせる

前回の現場を複製して新しい現場を作る機能と組み合わせると、さらに手間が減ります。現場そのものの型はひな形の複製で引き継ぎ、指摘1件ごとの文章は定型文で差し込む。この2つを分けて使うと、「現場をイチから組み立てる作業」と「同じ文章を何度も打つ作業」の両方が同時になくなります。